Redes Consultoría
IA:
Implantación de plataforma IA para gestión integral de licitaciones
Contexto y reto
Una empresa especializada en contratación pública necesitaba optimizar sus procesos de licitación, que hasta el momento eran altamente manuales, descentralizados y difíciles de escalar. Con más de 10.000 registros históricos, cientos de pliegos por analizar y numerosos colaboradores por coordinar, los principales retos eran:
- Dificultad para gestionar de forma centralizada todo el ciclo de vida de una licitación.
- Gran inversión de tiempo en lectura de pliegos, preparación documental y selección de perfiles.
- Procesos poco estandarizados que limitaban la mejora continua.
- Pérdida de conocimiento por falta de conexión entre experiencias previas y nuevas oportunidades.
El objetivo era desarrollar una plataforma propia que automatizara los procesos clave, integrara la experiencia acumulada y ofreciera mayor velocidad, precisión y ganabilidad en las licitaciones.
Fase 1: Análisis de datos, CRM y criterios de puntuación
Se inició el proyecto con una auditoría de los sistemas existentes y las bases de datos históricas. Se abordaron las siguientes acciones:
- Importación y conexión en tiempo real a una base experiencial con más de 10.000 registros y 100 variables por proyecto.
- Diseño e implementación de un CRM inteligente con relaciones dinámicas entre oportunidades, colaboradores, socios y equipos técnicos.
- Procesamiento automatizado de más de 500 pliegos de licitación para extraer criterios estructurados de evaluación.
- Desarrollo de un sistema de puntuación automática para calcular el gap técnico y orientar las propuestas hacia una mejor posición competitiva.
Este análisis estableció las reglas y estructuras base que sustentarían el resto de la plataforma.
Fase 2: Automatización documental e IA generativa
En esta fase se desarrollaron módulos inteligentes que permitieron acelerar la generación de propuestas y mejorar la coherencia técnica:
- Automatización de la propuesta técnica en múltiples formatos (Word, PDF, BC3), reutilizando componentes ya validados.
- Asignación inteligente de personal en base a experiencia, requisitos y capacidad disponible.
- Módulo de alegaciones con IA generativa para redactar respuestas a observaciones o incidencias post-presentación.
- Control de versiones y seguimiento centralizado de cada propuesta.
Todo el sistema fue diseñado para integrarse de forma nativa con los flujos internos de trabajo, sin necesidad de herramientas externas.
Fase 3: Búsqueda inteligente y despliegue final
El desarrollo final incluyó capacidades avanzadas de búsqueda y despliegue completo:
- Implementación de un buscador inteligente con scraping e integración vía APIs con fuentes externas de licitaciones.
- Sistema de autenticación multifactor y control granular de accesos.
- Despliegue en subdominio propio del cliente, con documentación técnica completa para mantenimiento futuro.
Resultados operativos
Durante los primeros tres meses tras el despliegue, se observaron los siguientes impactos:
- Reducción del tiempo de preparación de propuestas en más del 65 %.
- Mejora significativa en la calidad y coherencia de las ofertas técnicas presentadas.
- Eliminación de duplicidades gracias a la reutilización estructurada de componentes.
- Mayor trazabilidad y gestión del conocimiento aplicado a cada nuevo proceso.
- Profesionalización y sistematización de toda la unidad de licitaciones sin ampliar personal.
Enfoque tecnológico e innovación
- Arquitectura modular reutilizable, desarrollada por fases encadenadas.
- Procesamiento automático de pliegos en PDF con extracción estructurada.
- IA generativa para propuestas técnicas y alegaciones personalizadas.
- CRM especializado con relaciones dinámicas entre proyectos y personas.
- Scoring automatizado con visualización de puntos fuertes y gaps.
- Buscador inteligente conectado a fuentes externas mediante scraping/API.
Stack tecnológico
- Base de datos: PostgreSQL + importador SQL en tiempo real
- Backend: Node.js / FastAPI
- Procesamiento IA: OpenAI + reglas personalizadas por fase
- Frontend CRM y validación: React + Tailwind
- Scraping e integración: Python + API externas
- Gestión documental: Exportador multiformato (PDF, Word, BC3)
- Infraestructura: Docker + despliegue on-premises en servidor cliente