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IA:

Implantación de plataforma IA para gestión integral de licitaciones

Contexto y reto

Una empresa especializada en contratación pública necesitaba optimizar sus procesos de licitación, que hasta el momento eran altamente manuales, descentralizados y difíciles de escalar. Con más de 10.000 registros históricos, cientos de pliegos por analizar y numerosos colaboradores por coordinar, los principales retos eran:

  • Dificultad para gestionar de forma centralizada todo el ciclo de vida de una licitación.
  • Gran inversión de tiempo en lectura de pliegos, preparación documental y selección de perfiles.
  • Procesos poco estandarizados que limitaban la mejora continua.
  • Pérdida de conocimiento por falta de conexión entre experiencias previas y nuevas oportunidades.

El objetivo era desarrollar una plataforma propia que automatizara los procesos clave, integrara la experiencia acumulada y ofreciera mayor velocidad, precisión y ganabilidad en las licitaciones.

Fase 1: Análisis de datos, CRM y criterios de puntuación

Se inició el proyecto con una auditoría de los sistemas existentes y las bases de datos históricas. Se abordaron las siguientes acciones:

  • Importación y conexión en tiempo real a una base experiencial con más de 10.000 registros y 100 variables por proyecto.
  • Diseño e implementación de un CRM inteligente con relaciones dinámicas entre oportunidades, colaboradores, socios y equipos técnicos.
  • Procesamiento automatizado de más de 500 pliegos de licitación para extraer criterios estructurados de evaluación.
  • Desarrollo de un sistema de puntuación automática para calcular el gap técnico y orientar las propuestas hacia una mejor posición competitiva.

Este análisis estableció las reglas y estructuras base que sustentarían el resto de la plataforma.

Fase 2: Automatización documental e IA generativa

En esta fase se desarrollaron módulos inteligentes que permitieron acelerar la generación de propuestas y mejorar la coherencia técnica:

  • Automatización de la propuesta técnica en múltiples formatos (Word, PDF, BC3), reutilizando componentes ya validados.
  • Asignación inteligente de personal en base a experiencia, requisitos y capacidad disponible.
  • Módulo de alegaciones con IA generativa para redactar respuestas a observaciones o incidencias post-presentación.
  • Control de versiones y seguimiento centralizado de cada propuesta.

Todo el sistema fue diseñado para integrarse de forma nativa con los flujos internos de trabajo, sin necesidad de herramientas externas.

Fase 3: Búsqueda inteligente y despliegue final

El desarrollo final incluyó capacidades avanzadas de búsqueda y despliegue completo:

  • Implementación de un buscador inteligente con scraping e integración vía APIs con fuentes externas de licitaciones.
  • Sistema de autenticación multifactor y control granular de accesos.
  • Despliegue en subdominio propio del cliente, con documentación técnica completa para mantenimiento futuro.

Resultados operativos

Durante los primeros tres meses tras el despliegue, se observaron los siguientes impactos:

  • Reducción del tiempo de preparación de propuestas en más del 65 %.
  • Mejora significativa en la calidad y coherencia de las ofertas técnicas presentadas.
  • Eliminación de duplicidades gracias a la reutilización estructurada de componentes.
  • Mayor trazabilidad y gestión del conocimiento aplicado a cada nuevo proceso.
  • Profesionalización y sistematización de toda la unidad de licitaciones sin ampliar personal.

Enfoque tecnológico e innovación

  • Arquitectura modular reutilizable, desarrollada por fases encadenadas.
  • Procesamiento automático de pliegos en PDF con extracción estructurada.
  • IA generativa para propuestas técnicas y alegaciones personalizadas.
  • CRM especializado con relaciones dinámicas entre proyectos y personas.
  • Scoring automatizado con visualización de puntos fuertes y gaps.
  • Buscador inteligente conectado a fuentes externas mediante scraping/API.

Stack tecnológico

  • Base de datos: PostgreSQL + importador SQL en tiempo real
  • Backend: Node.js / FastAPI
  • Procesamiento IA: OpenAI + reglas personalizadas por fase
  • Frontend CRM y validación: React + Tailwind
  • Scraping e integración: Python + API externas
  • Gestión documental: Exportador multiformato (PDF, Word, BC3)
  • Infraestructura: Docker + despliegue on-premises en servidor cliente

Education

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